Privacy policy
Data controller
We are the data controller for the processing of the personal data that we process about our members and business partners. You will find our contact information below.
Viborg Creative Alliance
c/o Arsenalet
Kasernevej 8 - 10
DK-8800 Viborg
It is not a requirement that our company has an external DPO, but if you have questions about the processing of your personal data, you can contact us via hello@viborgcreativealliance.dk.
Treatment activities
As data controller cf. GDPR, we have the following processing activities.
Communication with potential members
When you have questions about our site, or want to hear more about our services, you can contact us via:
Contact form
Email
Through this, we will process your personal data so that we can enter into a dialogue with you, e.g. answer questions about our services. We only process the information that you give us in connection with our communication.
We will typically process the following general information: name, email, telephone number.
Our authority to process this personal data is the data protection regulation's article 6, paragraph 1 liter f.
We delete our communication with you when it is clear whether you want our services or not.
Should in a special case arise a need to store your personal data for a longer period of time, this could be the case.
Members
We need to communicate with our members to ensure that the service is delivered correctly. Through this, we can process information about name, address, services, special agreements, payment information and the like.
The authority to process this personal data is the data protection regulation's article 6, subsection 1 liter b.
When the service has been delivered and any outstanding issues have been completed, we will immediately delete the personal data.
Newsletter
We have a newsletter that you can sign up for voluntarily - and you can always unsubscribe from this again.
The purpose of the newsletter is to send registered e-mails with new information from the Association, which may deal with new content on the website, advertising of our services.
We will only send you emails if you have given your active consent to this. It initially requires that you enter your email address, to which we will subsequently send an email, so that you can confirm the registration. In this way, we ensure that you have actually signed up for the newsletter yourself, i.e. given active consent.
Our authority to process your personal data (i.e. the email address) in connection with the newsletter will be the data protection regulation, article 6, paragraph 1 letter a.
We will process your personal data as long as you are still registered for the newsletter. By unsubscribing from the newsletter, we will also stop sending this to you. If we have not sent you a newsletter for 1 year, your consent will expire as a result of our inaction.
If you unsubscribe from the newsletter, we will store your now previous consent for 2 years after it was last used due to statute of limitations, cf. Consumer Ombudsman's Spam Guide section 11.3.
Accounting
We must save all accounting documents cf. the Accounting Act. This means that we store invoices and similar attachments for accounting purposes. This may include general personal data such as name, address, service description.
Our authority to process personal data for bookkeeping is Article 6, subsection 1 letter of the data protection regulation.
We store this information for a minimum of 5 years after the current financial year has ended.
Data processors
Few can handle everything by themselves, and the same applies to us. We therefore have business partners and use suppliers, some of whom may be data processors.
External suppliers can, for example, provide systems to organize our work, services, consultancy, IT hosting or marketing.
Mailchimp - Newsletters
Google docs - Member lists
Squarespace - Website operation
Economics - For bookkeeping
It is our responsibility to ensure that your personal data is processed properly. That is why we make high demands on our business partners, and our partners must guarantee that your personal data is protected.
We therefore enter into agreements on this with companies (data processors) who handle personal data on our behalf in order to increase the security of your personal data.
Dissemination of personal data
We do not pass on your personal data to third parties.
Profiling and automated decisions
We do not make profiling or automated decisions.
Third country transfers
We generally use data processors in the EU/EEA, or who store data in the EU/EEA.
In some cases this is not possible, and here data processors outside the EU/EEA can be used if they can provide your personal data with adequate protection.
The rights of the data subjects
According to the data protection regulation, you have a number of rights in relation to our processing of information about you.
If you want to make use of your rights, please contact us so that we can help you with this.
Right to see information (right of access)
You have the right to gain insight into the information that we process about you, as well as a range of additional information.
Right to rectification (rectification)
You have the right to have incorrect information about yourself corrected.
Right to erasure
In special cases, you have the right to have information about you deleted before the time of our normal general deletion occurs.
Right to restriction of processing
In certain cases, you have the right to have the processing of your personal data restricted. If you have the right to have the processing restricted, we may in future only process the information - apart from storage - with your consent, or for the purpose of establishing, asserting or defending legal claims, or to protect a person or important public interests.
Right to object
In certain cases, you have the right to object to our otherwise lawful processing of your personal data. You can also object to the processing of your data for direct marketing.
Right to transmit information (data portability)
In certain cases, you have the right to receive your personal data in a structured, commonly used and machine-readable format and to have this personal data transferred from one data controller to another without hindrance.
You can read more about your rights in the Data Protection Authority's guidance on the rights of data subjects, which you can find at www.datatilsynet.dk.
Withdrawal of consent
When our processing of your personal data is based on your consent, you have the right to withdraw your consent.
Complaint to the Danish Data Protection Authority
You have the right to lodge a complaint with the Danish Data Protection Authority if you are dissatisfied with the way we process your personal data. You will find the Data Protection Authority's contact information at www.datatilsynet.dk.
We would generally encourage you to read more about GDPR so that you are up to date on the rules.
Privatlivspolitik
Dataansvarlig
Vi er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om vores medlemmer og samarbejdspartnere. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.
Viborg Creative Alliance
c/o Arsenalet
Kasernevej 8 - 10
DK-8800 Viborg
Det er ikke et krav, at vores virksomhed har en ekstern DPO, men hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, så kan du kontakte os via hello@viborgcreativealliance.dk.
Behandlingsaktiviteter
Som dataansvarlig jf. GDPR, så har vi følgende behandlingsaktiviteter.
Kommunikation med potentielle medlemmer
Når du har spørgsmål til vores side, eller ønsker at høre mere om vores services, så kan du kontakte os via:
Kontaktformular
Email
Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig fx svare på spørgsmål om vores ydelser. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.
Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, email, telefonnummer.
Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.
Vi sletter vores kommunikation med dig når det står klart om du ønsker vores ydelser eller ej.
Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette kunne være tilfældet.
Medlemmer
Vi har behov for at kommunikere med vores medlemmer, så vi sikrer os, at ydelsen leveres korrekt. Herigennem kan vi behandle oplysninger om navn, adresse, ydelser, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende.
Hjemlen til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.
Når ydelsen er leveret og eventuelle udestående er afsluttede, så vil vi umiddelbart herefter slette personoplysningerne.
Nyhedsbrev
Vi har et nyhedsbrev, som det er frivilligt at tilmelde sig – og du kan altid framelde dig dette igen.
Formålet med nyhedsbrevet er at sende de tilmeldte mails med ny information fra Foreningen, som kan omhandle nyt indhold på hjemmesiden, annoncering af vores ydelser.
Vi vil kun sende dig mails, hvis du har givet dit aktive samtykke til dette. Det kræver i første omgang, at du angiver din mailadresse, som vi efterfølgende sender en mail til, således at du kan bekræfte tilmeldingen. På denne måde, så sikrer vi, at du rent faktisk selv har tilmeldt dig nyhedsbrevet dvs. afgivet aktivt samtykke.
Vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger (dvs. mailadressen) i forbindelse med nyhedsbrevet vil være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a.
Vi vil behandle dine personoplysninger, så længe at du stadig er tilmeldt nyhedsbrevet. Ved afmeldelse af nyhedsbrevet, så stopper vi også med at sende dette til dig. Har vi ikke sendt dig et nyhedsbrev i 1 år, så bortfalder dit samtykke som følge af vores passivitet.
Ved framelding af nyhedsbrevet, så gemmer vi dit nu tidligere samtykke i 2 år efter, at det senest er anvendt pga. forældelseskrav jf. Forbrugerombudsmandens spamvejledning afsnit 11.3.
Bogføring
Vi skal gemme alle regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse.
Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1 litra.
Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter at indeværende regnskabsår er afsluttet.
Databehandlere
Få kan klare alt selv, og det samme gælder os. Vi har derfor samarbejdspartnere, samt benytter os af leverandører, hvoraf nogle kan være databehandlere.
Eksterne leverandører kan eksempelvis levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting eller markedsføring.
Mailchimp - Nyhedsbreve
Google docs - Medlemslister
Squarespace - Drift af website
Economics - Til bogføring
Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, og vores partnere skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet.
Vi indgår derfor aftaler herom med virksomheder (databehandlere), der håndterer personoplysninger på vores vegne for at højne sikkerheden af dine personoplysninger.
Videregivelse af personoplysninger
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemand.
Profilering og automatiserede afgørelser
Vi foretager ikke profilering eller automatiserede afgørelser.
Tredjelandeoverførsler
Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS.
I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.
De registreredes rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os, så vi kan hjælpe dig med dette.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Tilbagetrækning af samtykke
Når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Vi vil generelt opfordre dig til at læse mere om GDPR, så du er opdateret på reglerne.